Ambon – Maluku, 16 – 19 April 2018 Lokalatih Mobilisasi Sumber Daya Organisasi Masyarakat Sipil

Lokalatih Mobilisasi Sumber Daya Organisasi Masyarakat Sipil yang dilaksanakan di Ambon – Maluku pada tanggal 16 s/d 19 April 2018 merupakan pelaksanaan lokalatih yang ketiga dari 4 rangkaian kegiatan lokalatih mobilisasi sumber daya yang dilakukakan oleh Yayasan Penabulu dan diselenggarakan atas dukungan CEPF.

1. Peserta

Peserta Lokalatih Mobilisasi Sumber Daya Organisasi Masyarakat Sipil di Ambon terdiri dari 8 orang dari 8 organisasi mitra CEPF PFA 5 dan 6,, antara lain:
1. Na’am Seknun, Assisten Coordinator Program YPPM Maluku
2. Mona Sauhaly, Manager PRS Konservasi Kakatua Indonesia (KKI)
3. Ronald Kondo Lembang, Ketua Program Yayasan Perguruan Kristen Halmahera(UNIERA)
4. Muhammad Risal Akamudin Sarian, Kepala Biro Organisasi dan Keanggotaan Aliansi Masyarakat Adat Nusantara Maluku Utara
5. Piet Wairissal, Pimpinan Lembaga Partisipasi Pembangunan Masyarakat (LPPM)
6. Rony Julius Siwabessy, Koordinator Program BAILEO Maluku
7. Jainal Irianto, Staf Yayasan SEMANK-MU
8. Elson Haumahu , Direktur YASTRA

Dalam pelaksanaan lokalatih di Ambon mayoritas peserta adalah pimpinan/pengambil kebijakan organisasi, 3 organisasi dihadiri level staf.

Fasilitator dari Yayasan Penabulu yang terlibat dalam Lokalatih Mobilisasi Sumber Daya Organisasi Masyarakat Sipil di Ambon, antara lain:
1. Khairi Syah Fitria
2. Ratna Dwi Puspitasari

2. Catatan Pelaksanaan

Metode belajar yang digunakan dalam lokalatih ini adalah metode belajar orang dewasa, dimana partisipasi dan keterlibatan peserta menjadi landasan utama bagi metode pembelajaran bersama. Materi disampaikan oleh trainer dengan memberikan ruang tukar pengalaman antar peserta dan simulasi bagi peningkatan keterampilan teknis serta diskusi/kerja kelompok untuk menghasilkan rencana tindak lanjut yang akan dapat menjadi panduan operasional masing-masing organisasi setelah lokalatih.

Tahapan dalam pelaksanaan Lokalatih Mobilisasi Sumber Daya Ambon

Hari ke 1

Pada hari pertama, kegiatan lokalatih dimulai dengan perkenalan. Perkenalan dilakukan dengan cara masing-masing peserta untuk menggambar di kertas tentang organisasi yaitu nama, fokus isu, area intervensi dan area kerja organisasi. Hasil gambar di presentasikan oleh masing-masing peserta sekaligus memperkenalkan nama dan posisi peserta di organisasi. Setelah perkenalan dilakukan, fasilitator memaparkan tentang agenda untuk empat hari kedepan.

Dimulai dengan materi pertama yaitu tentang “Mengapa Organisasi Masyarakat Sipil Melakukan Mobilisasi Sumber Daya?”. Mengawali materi pertama, masing-masing peserta diajak untuk menceritakan alasan mengapa organisasinya melakukan mobilisasi sumber daya. Beragam jawaban yang disampaikan oleh masing-masing peserta, mayoritas jawaban adalah menghilangkan ketergantngan organisasi kepada lembaga donor. Akan tetapi pada intinya adalah mobilisasi sumberdaya dilakukan untuk melanjutkan kerja-kerja organisasi.

Setelah melakukan penggalian peserta mengapa OMS melakukan mobilisasi sumber daya, peserta diajak untuk mengingat kembali tentang visi dan misi organisasi, mengingat kembali apa mimpi organisasi, apakah kerja-kerja yang dilakukan organisasi sesuai dengan tujuan organisasi. Diskusi terkait visi dan misi organisasi bersama peserta ini mendorong peserta untuk kembali lagi kepada alasan mengapa organisasi berdiri. Kemudian mengajak peserta untuk melihat apakah misi yang dilakukan untuk mencapai visi sudah sesuai. Diskusi ini sebagai bentuk refleksi atas kerja-kerja di masing-masing organisasinya.

Membahas tentang misi organisasi, peserta diarahkan pada sebuah pertanyaan tentang sumber daya apa yang dibutuhkan untuk mendukung pelaksanaan misi organisasi. Peserta diajak untuk mengidentifikasi sumber daya apa saja yang dibutuhkan dan sumber daya apa yang sudah dimiliki oleh masing-masing organisasi. Peserta per organisasi melakukan simulasi menggunakan kertas plano dengan mengidentifikasi:
a. Sumber daya apa yang dibutuhkan organisasi untuk mendukung misi dan memberikan peringkat dari masing-masing sumber daya yang dibutuhkan mana yang dianggap paling penting
b. Sumber daya yang dimiliki organisasi saat ini dan membandingkan dengan sumber daya yang dibutuhkan, jika yang dibuthkan sudah dimiliki maka berapa presentase yang telah dimiliki sehingga bisa diketahui berapa presentase yang dibutuhkan oleh organisasi

Dalam tahapan ini, selain mengenali sumber daya yang dibutuhkan, organisasi juga bisa melihat saat ini apa saja sumber daya yang sudah dimiliki oleh organisasi. Dengan begitu, organisasi akan mengetahui sumber daya apa yang masih harus dipenuhi untuk kelanjutan kerja-kerja organisasi.
Di Ambon, dalam identifikasi sumber daya organisasi, peserta masih berpikir bahwa sumber daya adalah dana, manusia, sarana dan prasana dan jaringan. Organisasi belum melihat sumber daya lain yang dimiliki oleh organisasi misalnya adanya dokumen-dokumen yang dihasilkan oleh organisasi, dokumen pendukung jalannya organisasi, ilmu pengetahuan berupa materi dan modul juga belum dianggap sebagai sumber daya organisasi.

Setelah masing-masing organisasi memahami tentang kebutuhan sumber daya bagi organisasi, dan melihat sumber daya organisasi yang dimiliki, peserta diajak untuk melihat lagi ke dalam organisasi dan mengingat dalam kurun waktu 3 sampai dengan 5 tahun terakhir apa yang terjadi dengan organisasi. Kemudian melihat keluar dan membayangkan kira-kira trend apa yang akan terjadi dalam 5 tahun kedepan. Trend ini bisa jadi mempengaruhi dengan kondisi yang terjadi di organisasi 3 sampai 5 tahun terakhir. Kemudian, peserta diajak untuk membayangkan, akan menjadi organisasi yang seperti apa dalam kurun waktu 5 tahun kedepan.

Ada yang menarik dari diskusi terkait dengan apa yang terjadi di organisasi 3 sampai 5 tahun terakhir. LPPM yang merupakan organisasi yang sudah berdiri lebih dari 30 tahun yang dulunya bergerak di isu kesehatan mulai bergeser ke isu konservasi. Hal ini karena pendanaan untuk isu kesehatan sudah mulai berkurang baik dari lembaga donor maupun dari pemerintah.

Diskusi tentang “Apa yang terjadi pada organisasi 3 sampai 5 tahun terakhir”, “Trend yang akan muncul dalam 3 sampai 5 tahun kedepan”, dan “Apa yang terjadi dengan organisasi 5 tahun kedepan” mengajak peserta untuk melihat tantangan dan peluang yang harus dihadapi organisasi dalam melakukan mobilisasi sumber daya. Dari tahapan inilah peserta kemudian diajak untuk mengidentifikasi kekuatan, kelemahan, peluang dan tantangan dalam melakukan mobilisasi sumber daya organisasi menggunakan metode SWOT. Metode ini dilakukan untuk organisasi bisa mengenali kekuatan dan kelemahan organisasi terkait sumber daya dan mengidentifikasi peluang apa yang bisa diambil oleh organisasi dan tantangan apa yang harus dihadapi oleh organisasi dalam pemenuhan sumber daya untuk melanjutkan kerja-kerja organisasi.

Hasil identifikasi SWOT ini menjadi sesi penutup hari pertama

Hari ke 2

Pada hari kedua, kegiatan lokalatih dimulai dengan mengingat kembali materi yang telah didiskusikan di hari pertama selama 30 menit. Lalu dilanjutkan dengan materi “Konsep dan Tujuan Mobilisasi Sumber Daya Organisasi Masyarakat Sipil”. Penyampaian materi ini lebih kepada paparan tentang sumber daya organisasi dan mobilisasi sumber daya organisasi. Peserta juga diajak untuk memahami peran mobilisasi sumber daya bahwa betapa pentingnya melakukan mobilisasi sumber daya untuk keberlanjutan kerja-kerja organisasi. Peserta diharapkan untuk bisa menentukan bentuk mobilisasi sumber daya apa yang sesuai dengan karakteristik dan basis kerja masing-masing organisasi. Secara umum, ada 3 basis kerja organisasi yaitu organisasi berbasis konstituen, organisasi berbasis kompetensi dan organisasi berbasis advokasi. Berdasarkan karateristik dan basis kerja organisasi akan mempengaruhi bentuk mobilisasi sumber daya yang bisa dilakukan oleh organisasi. Pada sesi ini, masing-masing organisasi diajak untuk menentukan bentuk mobilisasi sumber daya apa yang sesuai dengan organisasinya dengan menempelkan sticker pada template bentuk mobilisasi sumber daya yang telah disediakan.

Sebelum istirahat siang, peserta diajak untuk melihat kedalam organisasi masing-masing apakah organisasinya telah cukup siap untuk melakukan mobilisasi sumber daya dengan materi “Menyiapkan Organisasi Sebagai Penggalang Sumber Daya”. Materi ini merupakan kesimpulan dari diskusi “Mengapa organisasi melakukan mobilisasi sumber daya” dan “Konsep dan tujuan mobilisasi sumber daya”. Dalam penyampaiannya, lebih ditekankan bahwa, organisasi yang mampu melakukan mobilisasi sumber daya adalah organisasi yang; 1) Siap menghadapi dinamika perubahan yang begitu cepat, artinya adalah organisasi yang sering untuk melihat kedalam untuk mengidentifikasi kelemahan dan kekuatan, dan organisasi yang sering melihat keluar untuk membaca peluang dan menghadapi tantangan, 2) Fokus pada pengelolaan sumber daya yang dimiliki, artinya organisasi tidak hanya fokus pada pencarian sumber daya tapi juga harus melakukan penguatan organisasi. Selain dua hal tersebut, organisasi harus mempunya tujuan dan hasil yang jelas dalam melakukan mobilisasi sumber daya, 3) Organisasi yang dalam melakukan mobilisasi sumber daya mampu menyeimbangkan antara tujuan dan hasil yang diharapkan antara individu, organisasi dan penerima manfaat, 4) Organisasi masyarakat sipil sebagai pengelola dana publik yang mampu untuk melakukan transparansi dan akuntabilitas kepada publik.

Setelah istirahat siang, peserta diajak untuk berdiskusi tentang pengelolaan relawan dengan materi “Mengelola Relawan Sebagai Sumber Daya Organisasi”. Sebagian besar organisasi peserta sudah melakukan perekrutan relawan sehingga dalam penyampaian materi di sesi ini lebih banyak memberikan kesempatan kepada peserta untuk berbagi pengalaman tentang bagaimana organisasi melakukan pengelolaan relawan. Sebagian besar organisasi sudah memiliki relawan akan tetapi dalam pengelolaan yang belum sistematis. Pengelolaan relawan tidak hanya dilakukan pada pelibatan kegiatan atau sesuai idengan kebutuhan proyek saja melainkan juga dalam pengembangan organisasi. Diskusi bersama peserta kemudian diarahkan ke cara bagaimana mengelola relawan secara sistematis, antara lain:
1) Planning, adalah sebuah perencanaan untuk mengidentifikasi sejauh mana organisasi membutuhkan relawan, relawan yang seperti apa yang dibutuhkan oleh organisasi, apa penugasan-penugasan yang akan diberikan kepada relawan, berapa alokasi pendanaan yang dibutuhkan dalam melakukan pengelolaan relawan dan darimana sumber pendanaan yang digunakan, dan bagaimana mengantisipasi permasalahan yang muncul dengan adanya relawan di organisasi.
2) Rekruitmen lebih kepada bagaimana metode organisasi melakkan rekriutmen relawan.
3) Orientasi dan training, bagaimana organisasi membuat relawan untuk bisa mengenali dan memiliki organisasi, dan penguatan kapasitas apa saja yang harus diberikan kepada relawan untuk bisa menyelesaikan penugasan dalam membantu kerja-kerja organisasi.
4) Monitoring dan evaluasi, bagaimana organisasi melakukan monitoring dan evaluasi atas penugasan-penugasan yang diberikan kepada relawan, yang hasil dari monitoring dan evaluasi akan dijadikan dasar untuk keputusan-keputusan yang diambil terkait keberlanjutan relawan, misalnya kebutuhan untuk lebih meningkatkan kapasitas atau memberikan penugasan yanglebih tepat.
5) Pengakuan/recognition, dimana pengakuan dan penghargaan kepada relawan harus diberikan kepada organisasi, tidak selalu dalam bentuk barang akan tetapi dalam bentuk apapun yang bisa memberikan semangat bahwa relawan sangat membantu kerja-kerja organisasi.

Setelah sesi “Mengelola Relawan Sebagai Sumber Daya Organisasi”, materi dilanjutkan dengan “Maksimalisasi Pemanfaatan TIK dalam Mobilisasi Sumber Daya Organisasi”. Dalam sesi ini peserta diajak untuk melihat sejauh apa TIK bisa dimanfaatkan untuk melakukan kerja-kerja mobilisasi sumber daya. Dalam melakukan mobilisasi sumber daya, pemanfaatan TIK sangat penting untuk bisa membuat pihak luar mengenali organisasi. Penyampaian materi ini lebih kepada bagaimana metode pemanfaatan TIK dan apa saja yang bisa dilakukan oleh organisasi dalam pemanfaatannya. Pada sesi ini, peserta melakukan simulasi terkait pengelolaan TIK di organisasi dan pengembangan kedepannya seperti apa. Dari hasil presentasi peserta, masih banyak organisasi di Ambon yang belum memiliki website, sebagian besar hanya memiliki sosial media akan tetapi juga tidak digunakan secara aktif. Hal ini dikarenakan belum tersedianya staf khusus pengelola TIK dan tidak ada dana khusus untuk membayar staf. Beberapa organisasi yang sudah memiliki website juga belum dilakukan update kegiatan organisasi secara rutin.

Menutup hari kedua, peserta diajak menulis tentang perasaan yang dialami baik yang menyenangkan maupun yang menggembirakan setelah mengikuti proses lokalatih selama 2 hari.

Hari ke 3

Pada hari ketiga, diawali dengan materi “Membangun Strategi Pelibatan Para Pihak”. Para pihak yang dimaksud disini adalah pihak-pihak diluar organisasi yang mendukung kerja-kerja organisasi. Dalam sesi ini, peserta melakukan simulasi untuk mengidentifikasi siapa pihak-pihak luar yang bisa dilibatkan untuk mendukung kerja-kerja organisasi. Identifikasi dilakukan dengan menggunakan template berisi empat kotak yaitu; Kotak 1 mengidentifikasi pihak yang sangat strategis dan dekat, kotak 2 mengidentifikasi pihak yang sangat strategis tetapi jauh, kotak 3 mengidentifikasi pihak yang kurang strategis tetapi dekat, dan kotak 4 mengidentifikasi pihak yang kurang strategis dan jauh.

Setelah melakukan identifikasi pihak menjadi empat tingkat strategis, peserta diajak untuk mengidentifikasi irisan kebutuhan dari masing-masing pihak yang dilibatkan dan dukungan apa yang diharapkan oleh organisasi dari pihak-pihak yang dilibatkan. Berdasarkan dari irisan kebutuhan antara pihak dan bentuk dukungan yang diharapkan oleh organisasi, selanjutnya dilakukan identifikasi strategi pendekatan yang harus dilakukan untuk menjalin kerjasama dengan pihak tersebut. Tentunya kepada masing-masing pihak mempunyai strategi yang berbeda.

Poin penting yang ditekankan kepada peserta adalah, ketika organisasi akan melakukan kerjasama dengan pihak luar maka organisasi harus mempunyai sebuah “produk”. Produk organisasi bukanlah program atau kegiatan, produk juga tidak selalu berupa barang, bisa berupa unit layanan, menu layanan, tools/perangkat, dan juga kerja kolaboratif. Produk bisa lahir dari sebuah program/proyek yang telah dijalankan, ataupun sebaliknya bisa melahirkan program/proyek. Produk organisasi inilah yang akan ditawarkan kepada pihak luar yang akan dilibatkan sebagai dasar kerjasama.

Dalam memahami produk organisasi, metode yang digunakan adalah menggunakan kanvas. Metode kanvas akan memandu peserta untuk menyusun sebuah konsep sederhana dalam melahirkan produk. 7 poin penting dalam metode kanvas antara lain:
1. Menentukan siapa penerima manfaatnya. Dalam menentukan penerima manfaat, organisasi harus mengidentifikasi permasalahan yang dihadapi oleh penerima manfaat. Dalam mengidentifikasi permasalahan, organisasi harus bisa melihat lebih jauh lagi apa yang melatar belakangi permasalahan tersebut. Dengan begitu, organisasi bisa menentukan apa yang bisa diberikan kepada penerima manfaat.
2. Menentukan produk. Dalam menentukan produk, organisasi harus bisa memastikan bahwa produk yang dilahirkan bisa menjawab kebutuhan/permasalahan yang dihadapi oleh penerima manfaat.
3. Strategi yang digunakan dalam menjalankan produk organisasi.
4. Metode/cara yang dilakukan dalam melaksanakan strategi-strategi dalam mewujudkan produk.
5. Pihak luar yang dilibatkan. Pihak luar yang dilibatkan adalah pihak-pihak diluar organisasi dan diluar penerima manfaat. Bisa dari swasta, pemerintah, dan individu yang bisa mendukung kerja-kerja organisasi
6. Bentuk dukungan yang diharapkan dari pihak yang dilibatkan. Jika pihak yang dilibatkan lebih dari satu maka dalam mengidentifikasi dukungan yang diharapkan tentunya berbeda antara pihak yang satu dengan pihak yang lain. Dalam menentukan bentuk dukungan dari pihak yang dilibatkan, organisasi harus mempertimbangkan juga irisan kebutuhan antara organisasi dengan pihak yang dilibatkan. Komitman apa yang bisa diberikan organisasi kepada pihak yang dilibatkan.
7. Strategi untuk mengajak kerjasama pihak yang dilibatkan. Dikarenakan pihak yang dilibatkan adalah dari luar organisasi, maka organisasi harus menyiapkan strategi-strategi dalam mengajak kerjasama dengan pihak luar supaya pihak luar bersedia mendukung kerja-kerja organisasi.

Sebelum peserta melakukan simulasi menyusun produk organisasi, peserta diberikan tips bagaimana strategi untuk bekerja sama dengan pihak swasta dengan materi “Bagaimana Cara Melibatkan Private Sektor/Pihak Swasta Dalam Kerja-kerja Organisasi”.

Menutup sesi hari ketiga, peserta melakukan simulasi menyusun konsep produk menggunakan metode kanvas dengan berkolaborasi. Ada tiga konsep yang kemudian di presentasikan oleh masing-masing kelompok organisasi antara lain:
a. Kelompok KKI, Uniera dan Aman Malut, dengan produk kolaborasi “Desa Peduli Mangrove”
b. Kelompok YPPM, YASTRA dan Semank, dengan produk kolaborasi “Pengembangan Ekowisata Untuk Meningkatkan Perekonomian Masyarakat”
c. Kelompok Baileo dan LPPM dengan produk kolaborasi “Forum Perencanaan Pembangunan Desa”

Produk Kolaborasi yang disusun masih dalam bentuk konsep sederhana yang harapannya akan bisa dikembangkan oleh organisasi baik secara kolaborasi atau individual yang bisa menjadi tindak lanjut setelah mengikuti lokalatih mobilisasi sumber daya.

Hari ke 4

Pada hari keempat, kegiatan lokalatih dimulai dengan post tes. Setelah post tes, dialnjutkan dengan diskusi tentang “Merubah Paradigma dan Mengelola Energi”. Diskusi di hari keempat ini adalah refleksi dari materi yang sudah disampaikan selama 3 hari. Sebelum diarahkan ke perubahan paradigma, peserta diajak untuk melihat tantangan yang dihadapi oleh organisasi masyarakat sipil di Indonesia antara lain dengan adanya donor yang berubah negara sasaran pendanaan, pola penyaluran pendanaan yang berbeda tidak lagi langsung kepada organisasi pelaksana, transformasi Indonesia menjadi negara “Middle Income Country”, banyaknya organisasi masyarakat sipil baru yang lahir, perubahan pandangan masyarakat melihat organisasi masyarakat sipil, dan beberapa tantangan lainnya.

Merubah paradigma yang dimaksud adalah merubah pemikiran tentang donor sebagai pemberi dana untuk bisa diajak kerjasama sesuai dengan visi misi organisasi, bukan sebagai pembeli jasa organisasi yang kemudian membuat organisasi tidak memiliki posisi tawar. Untuk menjadi organisasi yang memiliki posisi tawar, organisasi harus melakukan pola yang berbeda dari yang sudah dilakukan sebelumnya yaitu: 1) Organisasi tidak hanya fokus kepada pelaksanaan program, tetapi harus fokus dalam melakukan penguatan kapasitas organisasi dan inovasi baru, 2) Transparansi dan akuntabilitas, 3) Komunikasi publik dan publikasi organisasi, 4) Pengelolaan data, informasi dan pengetahuan, dan memaksimalkan TIK sebagai dasar mengembangkan tawaran investasi baru.

Setelah istirahat siang, semua peserta menyusun Rencana Aksi Mobilisasi Sumber Daya Organisasi.

Lokalatih hari keempat diakhiri dengan peserta menyampaikan masukan dan kesan selama 4 hari berproses.