Maumere – NTT, 2 – 5 Mei 2018 Lokalatih Mobilisasi Sumber Daya Organisasi Masyarakat Sipil

Lokalatih Mobilisasi Sumber Daya Organisasi Masyarakat Sipil yang dilaksanakan di Maumere pada tanggal 2 s/d 5 Mei 2018 merupakan pelaksanaan lokalatih yang terakhir dari 4 rangkaian kegiatan lokalatih mobilisasi sumber daya yang dilakukakan oleh Yayasan Penabulu dan diselenggarakan atas dukungan CEPF.

1. Peserta

Peserta Lokalatih Mobilisasi Sumber Daya Organisasi Masyarakat Sipil di Maumere terdiri 13 orang dari 10 organisasi mitra CEPF PFA 7, antara lain:
1. Bernadus Sambut, Yayasan Tananua Flores
2. Magdalena R Hepat, Program manager yayasan Pengkajian dan Pengembangan Sosial
3. Honorarius Quintus E, Staff Dokumentasi dan Komunikasi Wahana tani mandiri (WTM)
4. Yohanes E. N. , Ketua Divisi Pendidikan dan Pengembangan Yayasan Tunas Jaya
5. Vinsensius Tuas Koi, Pemberdayaan Perempuan dan Anak Komisi Keadilan, Perdamaian dan Keutuhan Ciptaan (JPIC) SVD Ruteng
6. Yohanes Bosko Ritan, Staf Media dan Advokasi Lembaga Pengembangan Masyarakat Lembata (BARAKAT)
7. Muhammad Azmi, Staff Riset Yayasan Komodo Survival Program
8. Wilhelmus W. Woda, Staff Lapangan Wahana tani mandiri (WTM)
9. Dedy Alexander S., Koordinator Pertanian Wahana tani mandiri (WTM)
10. Mikael Puka, Staff Lapangan Yayasan Ayu Tani
11. Alfonsus Heri, Koordinator Program Yayasan kasih Mandiri Flores Alor Lembata (SANDI FLORATA)
12. Daniel Laga, Staf Lapangan Yayasan Komodo Indonesia Lestari

Dalam pelaksanaan lokalatih di Maumere ini berbeda dengan pelaksanaan di 3 wilayah sebelumnya. Jika di wilayah sebelumnya peserta mayoritas adalah pimpinan/pengambil kebijakan organisasi, sedangkan di Maumere semua peserta bukan pimpinan/pengambil kebijakan organisasi.

Fasilitator dari Yayasan Penabulu yang terlibat dalam Lokalatih Mobilisasi Sumber Daya Organisasi Masyarakat Sipil di Maumere, antara lain:
1. Khairi Syah Fitria
2. Ratna Dwi Puspitasari

2. Catatan Pelaksanaan

Metode belajar yang digunakan dalam lokalatih ini adalah metode belajar orang dewasa, dimana partisipasi dan keterlibatan peserta menjadi landasan utama bagi metode pembelajaran bersama. Materi disampaikan oleh Fasilitator dengan memberikan ruang tukar pengalaman antar peserta dan simulasi bagi peningkatan keterampilan teknis serta diskusi/kerja kelompok untuk menghasilkan rencana tindak lanjut yang akan dapat menjadi panduan operasional masing-masing organisasi setelah lokalatih.

Tahapan dalam pelaksanaan Lokalatih Mobilisasi Sumber Daya Maumere

Hari ke 1

Pada hari pertama, kegiatan lokalatih dimulai dengan perkenalan. Perkenalan dilakukan dengan cara masing-masing peserta untuk menggambar di kertas tentang organisasi yaitu nama, fokus isu, area intervensi dan area kerja organisasi. Hasil gambar di presentasikan oleh masing-masing peserta sekaligus memperkenalkan nama dan posisi peserta di organisasi. Setelah perkenalan dilakukan, fasilitator memaparkan tentang agenda untuk empat hari kedepan.

Dimulai dengan materi pertama yaitu tentang “Mengapa Organisasi Masyarakat Sipil Melakukan Mobilisasi Sumber Daya?”. Mengawali materi pertama, masing-masing peserta menceritakan pengalaman selama berorganisasi, berapa lama telah bergabung dengan organisasi, dan alasan sampai saat ini masih bergabung di organisasi. Beberapa kesimpulan jawaban yang diperoleh dari peserta antara lain karena kepedulian, karena memiliki kemampuan sehingga mempunyai kewajiban untuk berbagi ilmu, dan beberapa menganggap bahwa organisasi sebagai tempat belajar sekaligus bekerja. Mengapa penggalian informasi dari peserta ini perlu dilakukan? Yaitu untuk melihat secara global pemahaman masing-masing peserta terhadap organisasi sebelum membawa materi ke topik khusus tentang mobilisasi sumber daya organisasi.

Setelah dilakukan penggalian pemahaman peserta terhadap organisasi, peserta diajak diskusi mengapa organisasi harus melakukan mobilisasi sumber daya. Beragam pandangan dari peserta mengapa mobilisasi sumber daya harus dilakukan oleh organisasi, secara umum adalah bahwa organisasi membutuhkan pendanaan demi keberlanjutan organisasi.

Selanjutnya peserta diajak untuk mengingat kembali tentang visi dan misi organisasi, mengingat kembali apa mimpi organisasi, apakah kerja-kerja yang dilakukan organisasi sesuai dengan tujuan organisasi. Diskusi terkait visi dan misi organisasi bersama peserta ini mendorong peserta untuk kembali lagi kepada alasan mengapa organisasi berdiri. Kemudian mengajak peserta untuk melihat apakah misi yang dilakukan untuk mencapai visi sudah sesuai. Harapan dengan adanya diskusi ini adalah sebagai refleksi atas kerja-kerja di masing-masing organisasinya yang telah dilakukan. Akan tetapi, dikarenakan tidak semua peserta adalah menjadi bagian dari pendiri organisasi dan mayoritas adalah staf pelaksana maka banyak peserta yang belum memahami visi dan misi organisasi. Bahkan mayoritas peserta tidak mengetahui visi organisasi secara utuh.

Membahas tentang misi organisasi, peserta diarahkan pada sebuah pertanyaan tentang sumber daya apa yang dibutuhkan untuk mendukung pelaksanaan misi organisasi. Peserta diajak untuk mengidentifikasi sumber daya apa saja yang dibutuhkan dan sumber daya apa yang sudah dimiliki oleh masing-masing organisasi. Peserta per organisasi melakukan simulasi menggunakan kertas plano dengan mengidentifikasi:
a. Sumber daya apa yang dibutuhkan organisasi untuk mendukung misi dan memberikan peringkat dari masing-masing sumber daya yang dibutuhkan mana yang dianggap paling penting
b. Sumber daya yang dimiliki organisasi saat ini dan membandingkan dengan sumber daya yang dibutuhkan, jika yang dibuthkan sudah dimiliki maka berapa presentase yang telah dimiliki sehingga bisa diketahui berapa presentase yang dibutuhkan oleh organisasi

Dalam tahapan ini, harapannya peserta selain mengenali sumber daya yang dibutuhkan, peserta juga bisa melihat apa saja sumber daya yang sudah dimiliki oleh organisasi. Dengan begitu, organisasi akan mengetahui sumber daya apa yang masih harus dipenuhi untuk kelanjutan kerja-kerja organisasi.

Setelah masing-masing organisasi memahami tentang kebutuhan sumber daya bagi organisasi, dan melihat sumber daya organisasi yang dimiliki, peserta diajak untuk melihat lagi ke dalam organisasi dan mengingat dalam kurun waktu 3 sampai dengan 5 tahun terakhir apa yang terjadi dengan organisasi. Beberapa peserta yang belum lama bergabung di organisasi belum bisa memberikan gambaran mengenai apa yang telah terjadi di orgaisasi. Tetapi bagi beberapa peserta yang sudah lebih dari 3 tahun bisa menggambarkan situasi yang kebanyakan terjadi di organisasi adalah datang dan perginya lembaga donor, dan juga tingkat keluar masuknya staf yang sangat tinggi. Dalam melihat keluar dan membayangkan kira-kira trend apa yang akan terjadi dalam 5 tahun kedepan, benyak peserta yang tidak bisa membayangkan terkait dengan trend yang akan terjadi. Kemudian, peserta diajak untuk membayangkan, akan menjadi organisasi yang seperti apa dalam kurun waktu 5 tahun kedepan. Sebagian peserta menjawab organisasi akan bubar dalam 5 kedepan. Hal ini setelah peserta mendapatkan gambaran tentang situasi lembaga donor di Indonesia.

Diskusi tentang “Apa yang terjadi pada organisasi 3 sampai 5 tahun terakhir”, “Trend yang akan muncul dalam 3 sampai 5 tahun kedepan”, dan “Apa yang terjadi dengan organisasi 5 tahun kedepan” mengajak peserta untuk melihat tantangan dan peluang yang harus dihadapi organisasi dalam melakukan mobilisasi sumber daya. Dari tahapan inilah peserta kemudian diajak untuk mengidentifikasi kekuatan, kelemahan, peluang dan tantangan dalam melakukan mobilisasi sumber daya organisasi menggunakan metode SWOT. Metode ini dilakukan untuk organisasi bisa mengenali kekuatan dan kelemahan organisasi terkait sumber daya dan mengidentifikasi peluang apa yang bisa diambil oleh organisasi dan tantangan apa yang harus dihadapi oleh organisasi dalam pemenuhan sumber daya untuk melanjutkan kerja-kerja organisasi.

Analisa bersama hasil identifikasi SWOT ini menjadi sesi penutup hari pertama.

Hari ke 2

Pada hari kedua, kegiatan lokalatih dimulai dengan mengingat kembali materi yang telah didiskusikan di hari pertama selama 30 menit. Lalu dilanjutkan dengan materi “Konsep dan Tujuan Mobilisasi Sumber Daya Organisasi Masyarakat Sipil”. Penyampaian materi ini lebih kepada paparan tentang sumber daya organisasi dan mobilisasi sumber daya organisasi. Peserta juga diajak untuk memahami peran mobilisasi sumber daya bahwa betapa pentingnya melakukan mobilisasi sumber daya untuk keberlanjutan kerja-kerja organisasi. Peserta diharapkan untuk bisa menentukan bentuk mobilisasi sumber daya apa yang sesuai dengan karakteristik dan basis kerja masing-masing organisasi. Secara umum, ada 3 basis kerja organisasi yaitu organisasi berbasis konstituen, organisasi berbasis kompetensi dan organisasi berbasis advokasi. Berdasarkan karateristik dan basis kerja organisasi akan mempengaruhi bentuk mobilisasi sumber daya yang bisa dilakukan oleh organisasi. Pada sesi ini, masing-masing organisasi diajak untuk menentukan bentuk mobilisasi sumber daya apa yang sesuai dengan organisasinya dengan menempelkan sticker pada template bentuk mobilisasi sumber daya yang telah disediakan.

Setelah istirahat siang, peserta diajak untuk melihat kedalam organisasi masing-masing apakah organisasinya telah cukup siap untuk melakukan mobilisasi sumber daya dengan materi “Menyiapkan Organisasi Sebagai Penggalang Sumber Daya”. Materi ini merupakan kesimpulan dari diskusi “Mengapa organisasi melakukan mobilisasi sumber daya” dan “Konsep dan tujuan mobilisasi sumber daya”. Dalam penyampaiannya, lebih ditekankan bahwa, organisasi yang mampu melakukan mobilisasi sumber daya adalah organisasi yang; 1) Siap menghadapi dinamika perubahan yang begitu cepat, artinya adalah organisasi yang sering untuk melihat kedalam untuk mengidentifikasi kelemahan dan kekuatan, dan organisasi yang sering melihat keluar untuk membaca peluang dan menghadapi tantangan, 2) Fokus pada pengelolaan sumber daya yang dimiliki, artinya organisasi tidak hanya fokus pada pencarian sumber daya tapi juga harus melakukan penguatan organisasi. Selain dua hal tersebut, organisasi harus mempunya tujuan dan hasil yang jelas dalam melakukan mobilisasi sumber daya, 3) Organisasi yang dalam melakukan mobilisasi sumber daya mampu menyeimbangkan antara tujuan dan hasil yang diharapkan antara individu, organisasi dan penerima manfaat, 4) Organisasi masyarakat sipil sebagai pengelola dana publik yang mampu untuk melakukan transparansi dan akuntabilitas kepada publik.

Materi dilanjutkan dengan “Maksimalisasi Pemanfaatan TIK dalam Mobilisasi Sumber Daya Organisasi”. Dalam sesi ini peserta diajak untuk melihat sejauh apa TIK bisa dimanfaatkan untuk melakukan kerja-kerja mobilisasi sumber daya. Penyampaian materi ini lebih kepada bagaimana metode pemanfaatan TIK dan apa saja yang bisa dilakukan oleh organisasi dalam pemanfaatannya. Pada sesi ini, peserta melakukan simulasi terkait pengelolaan TIK di organisasi dan pengembangan kedepannya seperti apa. Dari hasil presentasi peserta, masih banyak organisasi di Maumere yang belum memiliki website dan sosial media, hal ini dikarenakan belum tersedianya staf khusus pengelola TIK, merasa belum terlalu penting untuk eksis di Internet, tidak ada dana khusus untuk membuat website dan juga karena kendala akses internet di beberapa wilayah tempat organisasi. Fasilitator memberikan tips bagaimana jika organisasi belum bisa mengelola sebuah website dan sosial media yaitu dengan menggunakan fasilitas Google Bisnis serta mengembangkan buku atau media informasi dalam bentuk cetak atau gambar.

Menutup hari kedua, peserta diajak menulis tentang perasaan yang dialami baik yang menyenangkan maupun yang menggembirakan setelah mengikuti proses lokalatih selama 2 hari.

Hari ke 3

Pada hari ketiga, diawali dengan materi “Mengelola Relawan Sebagai Sumber Daya Organisasi”.
Sebelum memulai materi lebih jauh, fasilitator melakukan penggalian terlebih dahulu terkait dengan pengelolaan relawan di masing-masing organisasi. Sebagian besar organisasi mengelola relawan melalui proses “kaderisasi”. Jadi, relawan yang dimaksud adalah Kader, sehingga adanya ketidak sesuain materi yang disampaikan dengan situasi pada sebagian besar organisasi. Kader yang disebut relawan tersebut adalah kelompok dampingan yang kemudian membantu organisasi dalam melakukan kerja-kerja lapangan yang mendapat dukungan berupa gaji rutin meskipun tidak sebesar gaji yang diterima oleh staf. Situasinya adalah para kader ini akhirnya secara ketergantungan meengandalkan support dari organisasi sehingga jika tidak ada support dari organisasi maka kader juga tidak melakukan tugasnya di lapangan. Situasi ini yang kemudian membuat penyampaian materi relawan tidak bisa diterima oleh sebagain besar organisasi di Maumere. Diskusi terkait dengan pengelolaan kader organisasi menjadi bahan yang lebih menarik. Akan tetapi, untuk tetap membawa bahwa kepada pemahaman bahwa organisasi membutuhkan relawan, dan bagaimana cara mengelola relawan secara singkat materi pengelolaan relawan tetap disampaikan. Titik tekan dalam penyampaian materi pengelolaan relawan di organisasi adalah relawan sebaagai salah satu aset organisasi yang seharusnya dikelola dengan sebaik-baiknya.

Setelah istirahat siang dilanjutkan ke penyampaian materi “Membangun Strategi Pelibatan Para Pihak”. Para pihak yang dimaksud disini adalah pihak-pihak diluar organisasi yang mendukung kerja-kerja organisasi. Dalam sesi ini, peserta melakukan simulasi untuk mengidentifikasi siapa pihak-pihak luar yang bisa dilibatkan untuk mendukung kerja-kerja organisasi. Identifikasi dilakukan dengan menggunakan template berisi empat kotak yaitu; Kotak 1 mengidentifikasi pihak yang sangat strategis dan dekat, kotak 2 mengidentifikasi pihak yang sangat strategis tetapi jauh, kotak 3 mengidentifikasi pihak yang kurang strategis tetapi dekat, dan kotak 4 mengidentifikasi pihak yang kurang strategis dan jauh.

Setelah melakukan identifikasi pihak menjadi empat tingkat strategis, peserta diajak untuk mengidentifikasi irisan kebutuhan dari masing-masing pihak yang dilibatkan dan dukungan apa yang diharapkan oleh organisasi dari pihak-pihak yang dilibatkan. Berdasarkan dari irisan kebutuhan antara pihak dan bentuk dukungan yang diharapkan oleh organisasi, selanjutnya dilakukan identifikasi strategi pendekatan yang harus dilakukan untuk menjalin kerjasama dengan pihak tersebut. Tentunya kepada masing-masing pihak mempunyai strategi yang berbeda.

Poin penting yang ditekankan kepada peserta adalah, ketika organisasi akan melakukan kerjasama dengan pihak luar maka organisasi harus mempunyai sebuah “produk”. Produk organisasi bukanlah program atau kegiatan, produk juga tidak selalu berupa barang, bisa berupa unit layanan, menu layanan, tools/perangkat, dan juga kerja kolaboratif. Produk bisa lahir dari sebuah program/proyek yang telah dijalankan, ataupun sebaliknya bisa melahirkan program/proyek. Produk organisasi inilah yang akan ditawarkan kepada pihak luar yang akan dilibatkan sebagai dasar kerjasama.

Dalam memahami produk organisasi, metode yang digunakan adalah menggunakan kanvas. Metode kanvas akan memandu peserta untuk menyusun sebuah konsep sederhana dalam melahirkan produk. 7 poin penting dalam metode kanvas antara lain:
1. Menentukan siapa penerima manfaatnya. Dalam menentukan penerima manfaat, organisasi harus mengidentifikasi permasalahan yang dihadapi oleh penerima manfaat. Dalam mengidentifikasi permasalahan, organisasi harus bisa melihat lebih jauh lagi apa yang melatar belakangi permasalahan tersebut. Dengan begitu, organisasi bisa menentukan apa yang bisa diberikan kepada penerima manfaat.
2. Menentukan produk. Dalam menentukan produk, organisasi harus bisa memastikan bahwa produk yang dilahirkan bisa menjawab kebutuhan/permasalahan yang dihadapi oleh penerima manfaat.
3. Strategi yang digunakan dalam menjalankan produk organisasi.
4. Metode/cara yang dilakukan dalam melaksanakan strategi-strategi dalam mewujudkan produk.
5. Pihak luar yang dilibatkan. Pihak luar yang dilibatkan adalah pihak-pihak diluar organisasi dan diluar penerima manfaat. Bisa dari swasta, pemerintah, dan individu yang bisa mendukung kerja-kerja organisasi
6. Bentuk dukungan yang diharapkan dari pihak yang dilibatkan. Jika pihak yang dilibatkan lebih dari satu maka dalam mengidentifikasi dukungan yang diharapkan tentunya berbeda antara pihak yang satu dengan pihak yang lain. Dalam menentukan bentuk dukungan dari pihak yang dilibatkan, organisasi harus mempertimbangkan juga irisan kebutuhan antara organisasi dengan pihak yang dilibatkan. Komitman apa yang bisa diberikan organisasi kepada pihak yang dilibatkan.
7. Strategi untuk mengajak kerjasama pihak yang dilibatkan. Dikarenakan pihak yang dilibatkan adalah dari luar organisasi, maka organisasi harus menyiapkan strategi-strategi dalam mengajak kerjasama dengan pihak luar supaya pihak luar bersedia mendukung kerja-kerja organisasi.

Sebagai penutup hari ketiga, peserta diberi tugas untuk menyusun konsep produk kolaborasi. Peserta diberi keleluasaan dalam menentukan tim kolaborasi.

Hari ke 4

Pada hari keempat, kegiatan lokalatih dimulai dengan presentasi produk kolaborasi. Ada 3 produk kolaborasi yang dihasilkan oleh peserta, antara lain:
1. Kelompok Sikka – Ende yang beranggotakan organisasi Tananua, WTM, dan Sandy Florata dengan produk kolaborasi “Masyarakat Berdaya Dalam Pengelolaan Hutan Desa Egon Gahar”.
2. Kelompok Holamba (Hokeng – Larantuka – Lembata) yang beranggotakan organisasi YPPS, Barakat dan Ayutani, dengan produk kolaborasi “PERMESA LAMAHOLOT” (Pemberdayaan Orang Muda – Selamatkan Generasi Lamaholot).
3. Kelompok Komodo yang beranggotakan organisasi KSP, Tunas Jaya, Yakines dan JPIC, dengan produk kolaborasi “KAMPUNG KOMODO ORGANIK NANGABERE”.

Produk Kolaborasi yang disusun masih dalam bentuk konsep sederhana yang harapannya akan bisa dikembangkan bersama oleh tim dan bisa menjadi tindak lanjut yang akan dilahirkan oleh masing-masing tim setelah mengikuti lokalatih mobilisasi sumber daya. Konsep produk kolaborasi terlampir.

Sebelum istirahat siang, peserta diajak diskusi tentang “Merubah Paradigma dan Mengelola Energi”. Materi ini merupakan refleksi dari materi yang sudah disampaikan selama 3 hari. Sebelum diarahkan ke perubahan paradigma, peserta diajak untuk melihat tantangan yang dihadapi oleh organisasi masyarakat sipil di Indonesia antara lain dengan adanya donor yang berubah negara sasaran pendanaan, pola penyaluran pendanaan yang berbeda tidak lagi langsung kepada organisasi pelaksana, transformasi Indonesia menjadi negara “Middle Income Country”, banyaknya organisasi masyarakat sipil baru yang lahir, perubahan pandangan masyarakat melihat organisasi masyarakat sipil, dan beberapa tantangan lainnya.

Merubah paradigma yang dimaksud adalah merubah pemikiran tentang donor sebagai pemberi dana untuk bisa diajak kerjasama sesuai dengan visi misi organisasi, bukan sebagai pembeli jasa organisasi yang kemudian membuat organisasi tidak memiliki posisi tawar. Untuk menjadi organisasi yang memiliki posisi tawar, organisasi harus melakukan pola yang berbeda dari yang sudah dilakukan sebelumnya yaitu: 1) Organisasi tidak hanya fokus kepada pelaksanaan program, tetapi harus fokus dalam melakukan penguatan kapasitas organisasi dan inovasi baru, 2) Transparansi dan akuntabilitas, 3) Komunikasi publik dan publikasi organisasi, 4) Pengelolaan data, informasi dan pengetahuan, dan memaksimalkan TIK sebagai dasar mengembangkan tawaran investasi baru.

Lokalatih hari keempat diakhiri dengan post tes dan penyampaian apresiasi dan masukan dalam pelaksanaan lokalatih oleh peserta.